Sök

Planera - hur ska du arbeta med kontot?

Ansvar och roller

Det ska alltid finnas en huvudansvarig för att sköta varje konto som du/ni skapar. Det behöver inte betyda att det endast är den huvudansvarige som ska arbeta med kontot, men i en stressig vardag är det viktigt att någon kan prioritera arbetet med sociala medier. Det är inget som kan vara vilande.

Under kontorstid/arbetstid måste det alltid finnas beredskap för att någon ska kunna hantera och bevaka kontot, svara på frågor/kommentarer samt vid behov kunna ta bort inlägg som till exempel är stötande eller kränkande. Arbeta också fram rutiner för hur ni ska hantera inloggningsuppgifter och behörigheter på ett säkert sätt. Glöm inte att säkerställa så att arbetet med kontot kan fortgå över semestrar och andra ledigheter.

Hur ofta ska du lägga ut innehåll?

Ett konto i sociala medier ska vara aktivt. Generellt sett bör du bör lägga ut minst 3-4 inlägg i veckan för att hålla kontot igång, och på exempelvis Twitter kan det krävas mycket mer än så. Huvudansvarig för kontot ansvarar för att detta upprätthålls. 

Tänk samtidigt på att inte "spamma" flödet med för många inlägg per dag, framför allt inte på Facebook. För täta inlägg uppskattas inte av användarna, och är inte heller gynnsamt utifrån de algoritmer som styr hur många följare (sida) eller vänner (personprofil) som ser dina inlägg i sitt flöde. En vanlig missuppfattning är att alla inlägg visas för alla som följer en sida. Så är det inte. Det handlar snarare om hur väl du lyckas engagera dina följare genom att få dem att gilla, dela, kommentera och klicka på länkar. Det gäller alltså att hitta en bra balans mellan relevans och mängd.

När ska man publicera?

Fundera över när på dygnet du ska posta inlägg i sociala medier. En bra idé kan vara att göra en publiceringskalender, särskilt om ni är flera personer som publicerar innehåll och vill undvika att inläggen kommer "klumpvis".

För att nå ut maximalt i sociala medier är det bra att posta inlägg under tidpunkter då målgruppen är som mest aktiv. Generellt sett finns det några givna toppar runt klockan 8 och 9 på morgonen, runt lunchtid, vid 17-18 tiden och vid klockan 20-21 på kvällen. Detta innebär dock inte att du måste arbeta utanför kontorstid för att nå din målgrupp, eftersom det på Facebook är möjligt att använda tidsinställd publicering.

Tidsinställd publicering - använd sparsamt och med eftertanke

Om du klickar på pilen bredvid knappen "Publicera" får du upp möjligheten att schemalägga (schedule) ditt Facebook-inlägg. Även om detta kan vara praktiskt, bör det nyttjas sparsamt och med eftertanke. Fundera alltid över följande innan du tidsinställer ett inlägg:

  • Mottagaren uppfattar förmodligen att du är aktiv vid tidpunkten för publicering och förväntar sig därmed svar på följdfrågor och synpunkter.
  • En tidsinställd publicering kan landa i en olycklig och opassande kontext eftersom omständigheter snabbt kan förändras. Det kan handla om allt ifrån hastigt skiftande väder till en oförutsedd händelse i omvärlden eller en oväntad artikel i pressen som gör ett tidsinställt inlägg direkt olämpligt för publicering.
Två kollegor diskuterar framför en dator.

Hur ofta ska kontot bevakas?

Kontot måste bevakas kontinuerligt. Synpunkter, kommentarer och frågor ska bemötas inom 24 timmar, helst mycket snabbare än så, förutom under helger då svar ges snarast möjligt under kommande arbetsdag. Annat gäller förstås om verksamheten faktiskt bedrivs under kvällar/helger. Även om du inte har ett exakt svar så är det viktigt att du bekräftar att du har sett frågan och att du återkommer så fort du har ett svar. Det ser väldigt nonchalant ut att låta frågor och kommentarer stå obesvarade, så tänk på hur du/ni/kommunen vill uppfattas. Besvara alltid korrekt och gärna med personligt tilltal. Huvudansvarig är ansvarig för att se till att detta upprätthålls.

Foto: Teamwork av Campus of excellence (CC BY-ND 2.0)

Sätt upp mål, mät och analysera

Fundera kring hur du vill att er närvaro i sociala medier ska utvecklas, hur lång tid det ska ta och vad du vill uppnå. Börja med enkla mål. Det finns inget egenvärde i att ha många följare, men det kan vara ett bra mått att använda i början när du bygger upp ditt nätverk. Allt eftersom arbetet utvecklas kan ni sätta andra mål. Tänk också på att ta ett nollvärde samt bestämma vem som ska vara ansvarig för att mäta och ta fram resultat.

Fundera kring vad det är du vill mäta och varför. Ha gärna både kvalitativa och kvantitativa mått. Du kan till exempel mäta antalet kommentarer för att stämma av interaktiviteten. Men det är även bra att göra en analys av kommentarerna - är de positiva eller negativa, kritiska eller neutrala? Får ni många frågor och synpunkter?

För att få en överblick över er närvaro i sociala medier kan du exempelvis mäta

  • besökare
  • kommentarer
  • följare, fans, prenumeranter eller liknande
  • spridning av ett inlägg, foto, videoklipp eller textinlägg
  • antalet visningar
  • antalet retweets eller delningar
  • antal klick in till varberg.se
  • skillnader i antal frågor från allmänheten i andra kanaler (telefon och e-post) sedan ni proaktivt börjat kommunicera vissa frågor i sociala medier.

Analysverktyg

Flera tjänster har egna integrerade analysverktyg. Ett exempel är Facebook, där du till exempel kan titta på räckvidd och inläggsinteraktioner. För att ha god nytta av tjänsten behöver du kunna/lära dig att tolka statistik och förstå de relevanta nyckeltalen. Återigen; börja med det enkla och utveckla analysen efterhand.

Det är inte alla tjänster som har inbyggda analysverktyg. För Instagram kan man istället använda en extern statistiktjänst, till exempel pro.iconosquare.comlänk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster. Även för de tjänster som har egna analysverktyg kan det finnas skäl att titta på alternativ. Ta kontakt med din förvaltnings kommunikatör om du är osäker.

ikon

Kontakta oss

Kommunikationsenheten, kommunkansliet

ikon

Självservice & blanketter