varningsikon

2020-08-03 07.52

Viktig information till allmänheten i Varbergs kommun

Du hittar vår samlade information med anledning av covid-19 via länk nedan.

Läs mer

Sök

Nämndsmöten på distans

Här hittar du information som är viktig för dig som förtroendevald då nämndsmöten ska hållas med deltagare på distans. Informationen är uppdelad utifrån vilken roll du har.

Det är viktigt att du läser igenom allt och att du alltid ser till att förbereda dig om du ska delta på distans.

Under rådande coronapandemi rekommenderar Folkhälsomyndigheten personer som är 70 år eller äldre samt riskgrupper att begränsa sina nära kontakter och stanna hemma så mycket som möjligt.

Samtliga gruppledare för de politiska partier som är representerade i kommunfullmäktige har även kommit överens om att uppmana personer över 70 år och i riskgrupper att inte delta fysiskt i möten. Beslut om att möjliggöra att förtroendevalda ska kunna delta på nämndsmöten på distans fattades av kommunfullmäktige den 21 april. länk till annan webbplats

Observera att denna guide kan komma att ändras allt eftersom vi får mer erfarenhet av att hålla nämndsmöten med deltagare på distans. Vid frågor - hör av dig till din nämndssekreterare.


Förberedelser inför mötet

Nedan ser du vilka förberedelser du behöver göra inför mötet, utifrån vilken roll du kommer att ha på mötet.

Ordförande

Det här gäller oavsett vilken lokal mötet ska hållas i

Det är tillåtet för ledamöter eller ersättare att delta på distans om särskilda skäl finns.
Ordföranden avgör vilka som får delta på distans.

Ledamot och ersättare på distans

Det här gäller oavsett vilken lokal mötet ska hållas i

  1. 1. Anmäl till både ordförande och nämndsekreteraren att du vill delta på distans senast 5 dagar innan mötet.
  1. 2. Om deltagande på distans är möjligt ger ordföranden klartecken och nämndsekreteraren skickar därefter ut instruktioner till dig via e-post.
  1. 3. Du ska använda din iPad för själva distansmötet.
  1. 4. Handlingarna ska du ha på en annan enhet, till exempel din privata dator eller telefon, inte på iPad:en eftersom du då inte kan se de andra mötesdeltagarna samtidigt. Om du inte har någon annan dator eller telefon som du kan använda, kontakta din nämndsekreterare.

  • För att komma åt dina handlingar, gör så här:
  • Öppna adressen www.netpublicator.comlänk till annan webbplats i din webbläsare till exempel Internet Explorer.
  • Logga in med din e-post i kommunen, till exempel anna.andersson@varberg.se och det lösenord som du valde när vi satte upp ditt konto.
  • Kommer du inte ihåg ditt lösenord finns länk Återställ lösenordlänk till annan webbplats där du kan välja ett nytt.

5. Rummets förutsättningar
Under mötet ska du sitta i ett lugnt rum där det inte rör sig andra människor.
Använd paddans fodral/stativ för att luta paddan så att du syns bra i bild

Det här gäller då mötet hålls i konferensrummet Neden i stadshus C

Om mötet ska vara i konferensrummet Neden ska du använd appen Teams för videomötet.

I god tid innan mötet

  • Kontrollera att Teams-appen är installerad på din iPad.
  • Kontrollera att du kan starta Teams och logga in i Teams med din e-postadress i Varbergs kommun (fornamn.efternamn@varberg.se) och lösenord
  • Vid frågor om Teams, kontakta internservice på telefon 0340-886 86.

30 minuter innan mötet börjar
Anslut dig till teams-mötet 30 minuter innan det startar och stäm av med nämndsekreteraren att ljud och bild fungerar.

För att ansluta, gör så här:

  • Öppna appen Teams på din iPad.
  • Klicka på Kalender i Teams-appen.
  • Leta upp mötet och klicka på Anslut.

För att du ska kunna se alla mötesdeltagare behöver du hålla ner fingret på bilden med möteslokalen, välj "Anpassa till ruta".

Det här gäller då mötet hålls i sal E218 på Campus

Om mötet ska vara i salen på Campus ska du använd appen Pexip för videomötet.

I god tid innan mötet

  • Kontrollera att Pexip-appen (orange) är installerad på din iPad.
  • Vid frågor om Pexip, kontakta internservice på telefon 0340-886 86.

30 minuter innan mötet börjar
Anslut dig till mötesrummet 30 minuter innan det startar och stäm av med nämndsekreteraren att ljud och bild fungerar.

För att ansluta, gör så här:

  • Öppna appen Pexip på din iPad
  • Ange adressen till salen, som du får av din nämndssekreterare.
  • Välj att ansluta som Gäst
  • Slå på mikrofonen och kameran i appen
  • Se till att ljudet är påslaget på din iPad

Tänk på att för att kamerabilden ska komma med måste iPad:en ha långsidan neråt - liggande format.

Obs! Deltagarna måste själva ringa in till mötet, det går inte att klicka på en länk eller bli uppringd från mötet.

Ledamöter eller ersättare i möteslokalen

Inga specifika förberedelser utöver det normala.

Under mötet

Håll ett lugnt tempo och säkerställ att deltagarna på distans hinner med.

Distansdeltagare

  • Stäng av din mikrofon efter uppropet.
  • Hur begära ordet? 
    • I Neden och på Teams: Chatta till nämndssekreteraren i mötets chatt (klicka på pratbubbla i Teamsmötet).
    • I salen E218 på Campus: Vinka så att ordföranden eller nämndssekreteraren ser dig.
  • Sätt på mikrofonen innan du pratar och stäng sedan av den igen.

Obs!
Så fort du upplever att du inte kan delta på lika villkor, till exempel genom dåligt ljud eller att du inte ser övriga deltagare, måste du omedelbart höra av sig via chatt, telefon eller sms till nämndsekreteraren så att mötet kan avbrytas och problemen lösas.

ikon

Kontakta oss

Kommunkansliet

0340-880 00

ks@varberg.se

Självservice & blanketter