Sök

Nämndsmöten på distans

Här hittar du information som är viktig för dig som förtroendevald då nämndsmöten ska hållas med deltagare på distans. Informationen är uppdelad utifrån vilken roll du har.

Det är viktigt att du läser igenom allt och att du alltid ser till att förbereda dig om du ska delta på distans.

Kommunstyrelsens arbetsutskott har bestämt att samtliga möten, med några få undantag, ska hållas på distans. Detta gäller nämnder, arbetsutskott, styrelser samt diverse andra möten. De undantag som finns i nuläget är möten med sociala utskottet och överförmyndarnämnden.

Beslut om att möjliggöra att förtroendevalda ska kunna delta på nämndsmöten på distans fattades av kommunfullmäktige den 21 april.

Kommunfullmäktige beslutade 21 april 2020 att förtroendevalda ska kunna delta på nämndsmöten på distans, om särskilda skäl föreligger. Den 17 november 2020 beslutades att även sammanträden med kommunfullmäktige får ske på distans.

Observera att denna guide kan komma att ändras allt eftersom vi får mer erfarenhet av att hålla nämndsmöten med deltagare på distans. Vid frågor - hör av dig till din nämndssekreterare.

Förberedelser inför mötet

Nedan ser du vilka förberedelser du behöver göra inför mötet, utifrån vilken roll du kommer att ha på mötet.

Ordförande

Ordföranden och nämndsekreteraren bör vara i samma lokal under mötet. Övriga deltagare ska delta på distans.

Ledamot och ersättare på distans

  1. Du ska använda din iPad för själva distansmötet.
  2. Handlingarna ska du ha på en annan enhet, till exempel din privata dator eller telefon, inte på iPad:en eftersom du då inte kan se de andra mötesdeltagarna samtidigt. Om du inte har någon annan dator eller telefon som du kan använda, kontakta din nämndsekreterare.

3. Under mötet ska du sitta i ett lugnt rum där det inte rör sig andra människor.
Använd paddans fodral/stativ för att luta paddan så att du syns bra i bild

4. Använd appen Teams för att koppla upp dig mot sammanträdet.

I god tid innan mötet

  • Kontrollera att Teams-appen är installerad på din iPad.
  • Kontrollera att du kan starta Teams och logga in i Teams med din e-postadress i Varbergs kommun (fornamn.efternamn@varberg.se) och lösenord
  • Vid frågor om Teams, kontakta internservice på telefon 0340-886 86.

30 minuter innan mötet börjar
Anslut dig till teams-mötet 30 minuter innan det startar och stäm av med nämndsekreteraren att ljud och bild fungerar.

För att ansluta, gör så här:

  • Öppna appen Teams på din iPad.
  • Klicka på Kalender i Teams-appen.
  • Leta upp mötet och klicka på Anslut.

För att du ska kunna se alla mötesdeltagare behöver du hålla ner fingret på bilden med möteslokalen, välj "Anpassa till ruta".

ikon

Kontakta oss

Kommunkansliet

0340-880 00

ks@varberg.se

Självservice & blanketter